Una sala de datos virtual, también conocida como sala de datos en línea, es una sala de datos en línea donde las empresas almacenan documentos importantes y confidenciales. Algunos de los documentos que a menudo se almacenan en salas de datos incluir información de empleados, información de propiedad intelectual, archivos de litigios de casos, estados financieros y tablas de capitalización.
Tener una sala de datos en línea le permite salvaguardar la información esencial de su empresa para garantizar que permanezca confidencial. Debido a esto, diferentes industrias han adoptado rápidamente las salas de datos virtuales, que incluyen biotecnología, corporaciones, fondos y capital privado, litigios, banca de inversión y minería y energía.
Si está pensando en cuándo es el momento adecuado para usar una sala de datos, aquí hay una descripción general de los diferentes escenarios cuando sea necesario.
Fusiones y adquisiciones
Durante las fusiones y adquisiciones, se debe observar mucha diligencia debida. El proceso de fusiones y adquisiciones ocurre cuando una gran empresa adquiere una más pequeña o se fusiona con una empresa diferente.
Los detalles del procedimiento de fusiones y adquisiciones son muy confidenciales, por lo que es mejor realizar estas transacciones en una sala de datos virtual. Esto garantiza la seguridad de los detalles esenciales y ofrece una manera fácil de realizar el negocio.
La sala de datos en línea hace que sea más barato para las partes involucradas en el trato intercambiar y revisar documentos sin tener que ir a las oficinas del vendedor. Este también es el caso, ya que los documentos grandes no necesitan moverse de un punto a otro para un escrutinio más detenido.
Si el trato no fracasa, se puede revocar el acceso a la sala de datos virtual. Esto asegura que la información no sensible llegue a las manos equivocadas.
Capital creciente
La falta de capital es una de las razones por las que muchas empresas fracasan. Por esta razón, es fundamental encontrar formas de recaudación de capital de inversores, y no hay mejor manera que a través de una oferta pública inicial (OPI). Pero este proceso generalmente implica mucho papeleo y partes como banqueros de inversión, abogados y varios otros.
Por este motivo, todas estas gestiones deben realizarse en una sala de datos online para garantizar la integridad y seguridad de los documentos. Esta es la única forma de garantizar que no se pueda acceder a los detalles cruciales copiando, imprimiendo o editando los documentos de sus competidores o cualquier otro miembro externo que no esté involucrado en el trato.
Realización de auditorías
La auditoría de las cuentas, los procedimientos, las políticas, las prácticas y mucho más de la empresa es necesaria en diferentes negocios. Pero para que la auditoría sea un éxito, los auditores deben interactuar con los empleados de la empresa. Hacer esto podría ser un desafío si la empresa tiene varias oficinas en todo el mundo en diferentes zonas horarias o trabajadores remotos.
Pero las salas de datos virtuales ayudan a aliviar este problema al permitir que todos los involucrados en este tema, desde reguladores externos e internos, contadores y abogados, tengan un punto de encuentro centralizado. Esto permite una comunicación transparente entre estas partes y reduce la probabilidad de que se cometa algún error.
Procedimientos judiciales
Durante los procedimientos judiciales, se intercambian grandes volúmenes de documentos muy confidenciales. Pero al tratarse de procedimientos legales, estos documentos pueden ser robados o extraviados. Debido a esto, los reguladores y los abogados utilizan las salas virtuales como plataforma para intercambiar estos detalles sensibles y no preocuparse de que sean robados.
Esto se logra ya que el acceso a estos documentos confidenciales es una ubicación centralizada en lugar de enviar estos detalles utilizando diferentes plataformas.
