Su empresa se basa en la información, ya sea que se trate de operaciones comerciales, clientes o productos. Los datos hacen que su negocio funcione sin problemas y deben ser fácilmente accesibles para las partes adecuadas y, al mismo tiempo, cumplir con los estándares de cumplimiento de seguridad. Archivo digital es la respuesta para la mayoría de las empresas que buscan un método seguro de almacenamiento de datos. La información se gestiona y almacena de forma segura electrónicamente mediante un software diseñado específicamente. Aquellos que necesitan acceso pueden encontrar fácilmente los datos necesarios sin comprometer la seguridad. El archivo digital puede ayudarlo a evitar posibles problemas fiscales al tener a mano todos los documentos asociados. En caso de una auditoría, los datos que necesita están fácilmente disponibles. También le permite cumplir fácilmente con todos los impuestos y otros plazos legales. Otras ventajas del archivo digital incluyen mantener todos los datos organizados y seguros. Con los protocolos de seguridad adecuados, el archivo digital facilita la protección de la información y el cumplimiento de las normas de privacidad. Junto con los beneficios, la preservación digital de documentos también puede presentar desafíos.
Afrontar los desafíos de la preservación digital
Preservación digital puede venir con algunos desafíos. El software de preservación digital puede considerar obsoletos algunos archivos digitales. Suele ocurrir cuando el archivo no está en un formato aceptado. Algunos programas de software migran automáticamente los datos a un formato que se pueda guardar, pero no todos. Si su programa no intenta convertir formatos de archivo, puede correr el riesgo de perder datos cruciales. La accesibilidad de los archivos es otro desafío al que se enfrentan los investigadores. Desde finales de la década de 1980, los archivos PDF han sido el estándar. Sus documentos se convierten fácilmente PDF accesibles y manejables, lo que permite a los investigadores encontrar los datos necesarios en un período corto. Los archivos de audio son un poco diferentes. También es donde pueden surgir los desafíos. Los archivos de audio a menudo se descomprimen para preservar la calidad del sonido. También hace que los archivos sean voluminosos y difíciles de entregar. Los costos de almacenamiento de datos están disminuyendo, pero tenga cuidado al elegir una opción más económica. Pagar menos por el almacenamiento puede aumentar el riesgo de una violación de la privacidad. La electricidad necesaria para alimentar el archivo digital a menudo aumenta sus gastos generales. El sistema debe estar alimentado las 24 horas del día, los 7 días de la semana para permitir el acceso y la supervisión continuos. conociendo a estos desafíos de preservación digital comienza con la elección del software y el hardware correctos.
Conservación de sus datos y cumplimiento
El archivo digital es una forma efectiva de almacenar y administrar datos. El uso del software adecuado ayudará a mitigar algunos de los desafíos y, al mismo tiempo, le permitirá acceder a la información según sea necesario de manera segura.
